Франчайзи часто повторяют — составление графиков работы сотрудников отнимает много времени, сбивает с толку и просто раздражает. Но это одна из тех вещей, которая действительно может вызвать беспорядки в вашей франшизе. И если это не будет сделано гладко, это может стать причиной текучести кадров в компании.
Проблемы с планированием могут повлиять на ваш бизнес так, как вы, возможно, не думали. В среднем замена одного работника занимает более 60 часов обучения нового сотрудника. В отраслях с высокой текучестью кадров становится необходимым предпринять шаги, необходимые для того, чтобы вашим сотрудникам было легко оставаться на месте.
Вот пять шагов, которые вы можете предпринять прямо сейчас, чтобы повысить эффективность планирования, вернуть часть времени назад и повысить удовлетворенность сотрудников:
1) Планируйте расписание на две недели вперед
Поскольку составление графиков смен может быть настолько непредсказуемым, мы часто видим, что они составляются в последнюю минуту. На самом деле, 56% сотрудников сервисных организаций получают графики на неделю или меньше вперед . Это оставляет мало времени для планирования школы, ухода за детьми или даже другой работы.
Большой проблемой, которую мы слышим, является то, что сложно собрать информацию обо всех доступных сотрудниках для создания расписания. Большинство работодателей заявили, что их сотрудники подают письменные запросы о доступности смен. Эта бумажная система ложится тяжелым бременем на менеджера и может сделать процесс довольно запутанным и трудоемким, что приводит к тому, что графики создаются в последнюю минуту.
Заранее правильно продуманный график работы облегчит жизнь вашим сотрудникам и повысит надежность полностью укомплектованной смены.
2) Помните о том, как вы сообщаете расписание
Определённая часть работодателей до сих пор публикуют графики на бумаге. Хотя этот метод мог иметь смысл 10 лет назад, сейчас это устаревший и неэффективный способ обмена информацией.
Подумайте о том, как ваши почасовые работники будут переваривать информацию, которую они увидят на стене в командной комнате. Они могут сфотографировать расписание на свой мобильный телефон, записать его на бумаге, чтобы забрать домой, или даже надеяться, что просто запомнят.
Что происходит, когда расписание меняется в последнюю минуту? Существует большая вероятность того, что не все увидят изменения или им будет предложено ознакомиться с новым расписанием.
3) Уполномочить запросы смены
Каждая франшиза должна иметь процессы, позволяющие сотрудникам отправлять запросы на изменение расписания. Создавая для сотрудников централизованный способ отправки этих запросов, вы упрощаете работу как для них, так и для их менеджеров, плюс всегда полезно иметь след того, какие запросы были отправлены и когда.
4) Упростите обмен сменами
Наличие простого способа для сотрудников менять смены друг с другом не только облегчит им отмену смены в последнюю минуту, но и даст вашим сотрудникам возможность брать дополнительные смены, когда это необходимо.
Подумайте, как бы вы хотели получить эту информацию, если бы вам нужно было взять больше смен или попросить кого-то взять вашу смену. Многие вещи могут всплывать в последнюю минуту, требуя неожиданной смены смены, поэтому, чем проще вы сделаете это для всех своих сотрудников, тем плавнее пройдет переход.
5) Используйте технологии
Технологии упрощают как вам, так и вашим сотрудникам возможность всегда иметь под рукой четкий обновленный график. Создание графиков, обмен графиками, изменения смен и запросы на смену больше не должны выполняться на бумаге.
Наличие всех инструментов планирования в одном месте и легкодоступность становится ключом к удовлетворенности и удержанию сотрудников. Вы хотите, чтобы информация доходила до ваших сотрудников как можно быстрее и беспрепятственно. Пришло время начать общаться с вашими сотрудниками там, где они есть — через мобильные приложения.